Positief kritisch over ambtenaren

Ontsla die afwezigheidsassistent

augustus 16th, 2011 Posted in @ the office

Het voordeel van laat op vakantie gaan is dat ik tijdens deze rustige zomervakantieweken de tijd kan nemen voor als die klusjes die anders blijven liggen. Brieven, memo’s en verslagen rollen uit mijn handen en het projectenarchief is weer helemaal op orde. Het nadeel is dat ik voor die werkzaamheden waar ik wel collega’s of externen voor nodig heb, vaak niet verder kom dan hun afwezigheidsassistent. Tenminste, als die niet ook op vakantie is.

Ik heb de afgelopen weken heel veel afwezigheidsassistenten voorbij zien komen. Sommige heel summier, andere hilarisch een enkele onbegrijpelijk. Hieronder heb ik er ter leering ende vermaeck een aantal weergegeven, waarbij ik ze geanonimiseerd heb om herleiding naar collega’s en externen te vermijden.

In de categorie ‘minimalisme‘ gooit deze hoge ogen:

Dank voor uw bericht. Ik ben afwezig tot 17 augustus 2011.

Ik krijg bij deze het idee dat dit persoon helemaal niet zo blij is met mijn bericht, maar je hebt natuurlijk altijd nog baas boven baas:

Ik ben dinsdag 02 augustus weer aanwezig

In de categorie ‘huh?’ scoort deze erg hoog:

Beste mailer,

Bedankt voor uw bericht. Van woensdag 1 t/m maandag 13 juni 2011 ben ik niet aanwezig i.v.m. vakantie.
Gelieve uw verwachtingen daarop af te stemmen.

Met vriendelijke groet,

Nou, ik verwacht bijvoorbeeld dat je aangeeft wie ik kan bellen met dringende vragen over jouw werkzaamheden. Nu krijg ik het gevoel dat je mij niet zo serieus neemt namelijk.
In de categorie ‘kastje naar de muur en weer terug‘ is dit ook een veelgemaakte fout:

Van 26 juli tm 22 augustus ben ik op vakantie. Voor dringende zaken kunt u mailen naar collega X.

Waarop ik braaf mijn email doorstuur naar meneer X en ik tot mijn verassing de volgende boodschap automatisch retour krijg:

Momenteel ben ik, wegens vakantie, niet in de gelegenheid uw mail te beantwoorden.
Voor spoedgevallen kunt u contact opnemen met mijn collega Y.
Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geinformeerd.

 Tja, jullie kunnen vast wel raden wat er gebeurde toen ik mevrouw Y maar eens ging bellen in plaats van te mailen? Juist ja, helemaal niets, want zij was net met zwangerschapsverlof gegaan. Om te voorkomen dat je het vakantieschema van de hele afdeling uit je hoofd moet leren is het een stuk eenvoudiger om de volgende boodschap die ik tegenkwam te gebruiken:

Beste lezer,

Op dit moment ben ik niet in staat uw email te lezen. i.v.m. vakantie ben ik afwezig t/m 8 augustus a.s.
Deze email wordt in behandeling genomen door mijn secretaresse.

Met vriendelijke groet,

Mocht je echter niet in de luxe verkeren om een secretaresse te hebben, dan kun je altijd nog verwijzen naar je al van vakantie teruggekeerde leidinggevende. Overigens is het voordeel van niet de begindatum van je vakantie aangeven, dat anderen er ook niet over kunnen vallen dat je gewoon vier weken of meer weken vakantie hebt opgenomen. Voeg daar een ‘internationaal tintje‘ aan toe en je krijgt deze fantastische afwezigheidsassistent:

Tot maandag 22 augustus ben ik op vakantie. U kunt contact opnemen met het secretariaat op 020-XXX XX XX.
I am on holiday until Monday the 22nd of August. You can contact us through 020-XXX XX XX.
Estoy de vacaciones hasta el día 22 de Agosto. Puede ponerse en contacto a través de 020-XXX XX XX.

 Met vriendelijke groeten, Kind regards, Un cordial saludo,

De belangrijkste lessen die ik hieruit trek is dat er een paar basisvaardigheden op het cv van mijn afwezigheidsassistent dienen te staan:

  1. Geef aan tot wanneer je afwezig bent.
  2. Geef aan of je wel of niet je e-mail leest tijdens je afwezigheid en wat je er vervolgens wel of niet mee doet.
  3. Verwijs naar collega’s, die aanwezig zijn gedurende jouw afwezigheid en die vragen over jouw werkzaamheden kunnen beantwoorden.
  4. Differentieer de verwijzingen naar collega’s die aanwezig zijn het liefst per soort werkzaamheid.

Ik zal in het vervolg mijn afwezigheidsassistent goede manieren bijbrengen en ik kan alleen maar hopen dat jullie hetzelfde zullen doen.

  1. 3 Responses to “Ontsla die afwezigheidsassistent”

  2. By cynthiacl16 on jun 23, 2018

    Fresh about after for concoct:
    http://carole.blogs.telrock.org

  1. 2 Trackback(s)

  2. aug 9, 2013: I ambtenaar » Blog Archive » Nationale Huisstijlpolitie
  3. aug 17, 2015: I ambtenaar » Blog Archive Werken onder een vergrootglas - I ambtenaar

Post a Comment